Auslagenersatz

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter genau die Kosten erstatten, die er für seine bzw. bei seiner Arbeitstätigkeit verauslagt hat, ist dieser Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG, R 3.50 LStR 2008) gegen Einzelnachweis steuerfrei.

Beispiel: Ihr Außendienstmitarbeiter benutzt für seine Arbeit sein eigenes Fahrzeug und bezahlt sämtliche Kosten für Benzin, Wartung usw. Sie ersetzen jeweils genau die angefallenen Kosten.

Pauschaler Auslagenersatz hingegen ist grundsätzlich zu versteuern. Nur ausnahmsweise ist ein pauschaler Auslagenersatz steuerfrei, und zwar dann, wenn er regelmäßig wiederkehrt und ungefähr den tatsächlichen Aufwendungen entspricht. Hierzu muss Ihr Mitarbeiter seine Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen.

Beispiel: Ihr Außendienstmitarbeiter Herr Karl legt Ihnen Unterlagen vor, nach denen er für drei Monate betrieblich veranlasste Kfz-Kosten in Höhe von mindestens 885 € hatte (Benzin, Parkgebühren usw.). Sie könnten ihm dann z.B. monatlich pauschal 300 € steuerfrei zahlen, weil das annähernd dem monatlichen Aufwand entspricht.

Die ermittelte Pauschale können Sie solange steuerfrei weiterzahlen, bis sich die Verhältnisse ändern, etwa wegen einer geänderten Berufstätigkeit. Danach muss Ihr Mitarbeiter erneut die tatsächlichen Auslagen ermitteln.

Stand 01/2009

„Die Angaben dienen lediglich als erste Hinweise. Sie können und sollen eine individuelle Beratung nicht ersetzen.

Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Angaben kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden.“

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