Auswärtstätigkeit, beruflich veranlasst

Sie können jedem Mitarbeiter seine Dienstreisekosten in Höhe der steuerlichen Pauschalen steuerfrei erstatten. Dabei gelten folgende Freibeträge pro gefahrenen Kilometer (R 3.16, R 9.4 LStR 2008) :

Pkw	0,30 € (zzgl. 0,02 € für jede mitgenommene Person)
Motorrad /  Motorroller	0,13 € (zzgl. 0,01 € für jede mitgenommene Person)
Moped / Mofa	0,08 €
Fahrrad	0,05 €

 Erstatten Sie höhere Beträge, ist nur die Differenz zu den Pauschalen steuerpflichtig. Für Dienstreisen im Inland dürfen Sie Verpflegungspauschalen von pro Tag 6, 12 oder 24 € steuerfrei zahlen. Nach § 40 Abs. 2 EStG dürfen Sie diese Beträge um bis zu 100 % überschreiten. Sie müssen lediglich die zusätzlichen Zahlungen mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 und 3 EStG). Sozialversicherungsbeiträge fallen dafür nicht an. Bis zu folgenden Pauschbeträgen können Sie Ihrem Mitarbeiter pauschal versteuert erstatten:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag je Kalendertag
24 h	bis 48 € (die ersten 24 € steuerfrei, 24 € pauschal mit 25%)
ab 14 aber unter 24 h	bis 24 € (die ersten 12 € steuerfrei, 12 € pauschal mit 25%)
ab 8 aber unter 14 h	bis 12 € (die ersten 6 € steuerfrei, 6 € pauschal mit 25%)
unter 8 h	0,00 €

Für Auslandsreisen gelten je nach Land unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder) gemäß der Bekanntmachung durch das Bundesministerium für Finanzen.
Darüber hinaus ist die steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten am Beschäftigungsort im Inland möglich. Diese können Sie entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal mit 20 € pro Nacht ersetzen, sofern der Mitarbeiter die Unterkunft nicht von Ihnen oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhalten hat.
Wenn Sie die Übernachtungskosten mittels eines Einzelnachweises (Rechnung) geltend machen, ist zu beachten, dass die Kosten des Frühstücks sowie des Mittags- und Abendessens nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungs­mehr­aufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
Erhält jedoch Mitarbeiter auf ihre Veranlassung von einem Dritten ein Frühstück unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt (z.B. wenn sie das Zimmer reservieren), so ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters für das Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes von 1,53 € (ab 1. Januar 2009) zuzurechnen. Eine Kürzung um 20% ist nicht vorzunehmen.
Die frühere Dreimonatsfrist, nach der die auswärtige Tätigkeitsstätte nach Ablauf von drei Monaten grundsätzlich als weitere regelmäßige Arbeitsstätte angesehen wurde, wurde aufgehoben. Ab 2008 werden Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte im Rahmen einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zeitlich unbegrenzt als Reisekosten behandelt.

Stand 01/2009

„Die Angaben dienen lediglich als erste Hinweise. Sie können und sollen eine individuelle Beratung nicht ersetzen.

Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Angaben kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden.“

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