Die Zuwendungen, die Ihr Mitarbeiter von Ihnen auf einer Betriebsveranstaltung (§§ 19 Abs. 1 Nr. 1, 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG, R 19.5 LStR 2008) erhält (z.B. Speisen, Getränke, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Eintrittskarten, Räume, Musik, künstlerische Darbietungen usw.) können steuerfrei sein.

Voraussetzung dafür ist zum einen, dass die Betriebsveranstaltung der gesamten Belegschaft oder bestimmten Teilen (z.B. einzelnen Abteilungen, nur Jubilaren oder nur Pensionären) offen steht.

Zum anderen muss es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung handeln, also etwa eine Weihnachtsfeier, einen Betriebsausflug, eine Jubiläumsfeier oder ein Pensionärstreffen.

Soweit diese Voraussetzungen erfüllt und Ihre Zuwendungen damit grundsätzlich steuerfrei sind, sind jedoch zwei Einschränkungen zu beachten:

• Zum einen sind für den einzelnen Mitarbeiter höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr steuerfrei (BFH-Urteil vom 16. 11. 2005, BStBl. 2006 II S. 440). Jubilarfeiern und Pensionärstreffen werden dabei nicht mitgerechnet. Das bedeutet, dass z.B. eine Weihnachtsfeier, ein Betriebsausflug, zwei Jubilarfeiern und zwei Pensionärstreffen pro Jahr steuerlich gesehen unproblematisch sind.
• Außerdem dürfen sämtliche Kosten höchstens 110 € (inkl. MwSt.) pro Mitarbeiter und Veranstaltung  betragen (BFH-Urteil vom 16. 11. 2005, BStBl. 2006 II S. 439).

Nehmen auch Angehörige der Mitarbeiter teil, so sind die auf die Angehörigen entfallenden Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Achtung: Ãœbersteigen Ihre Aufwendungen für den Mitarbeiter bzw. dessen Familie die Freigrenze von 110 €, sind die gesamten auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Kosten zu versteuern!

TIPP: Kalkulieren Sie vorsichtig, damit Sie auf jeden Fall sie Freigrenze von 110 € einhalten. Das ist besonders wichtig, wenn Sie nicht wissen, wie viele Mitarbeiter teilnehmen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter deshalb immer, sich verbindlich anzumelden.

Beispiel: Sie haben einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern und planen eine Weihnachtsfeier. Sie rechnen mit 35 teilnehmenden Mitarbeitern.Wenden Sie hier insgesamt Kosten in Höhe von 3.850 € (35 x 110 €) auf, riskieren Sie, dass Sie plötzlich für jeden Teilnehmer Lohnsteuer abführen müssen, falls nur ein einziger Mitarbeiter weniger als geplant kommt. Erscheinen nur 34 statt der geplanten 35 Personen, wäre für den Anteil jedes Mitarbeiters in Höhe von 113,24 € (3.850 € : 34) Lohnsteuer abzuführen.

Setzen Sie im Zweifel also besser niedrigere Gesamtkosten an, im Beispiel etwa 3.500 €. Dann haben Sie noch ausreichend „Luft".
Ãœbrigens: Wenn ein Mitarbeiter im Rahmen der Betriebsveranstaltung übernachtet, ist dies nicht steuerpflichtig. Voraussetzung: Die auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen dürfen auch hierbei insgesamt nicht mehr als 110 € betragen (R 19.5 LStR 2008).

Stand 01/2009

"Die Angaben dienen lediglich als erste Hinweise. Sie können und sollen eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Angaben kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden."