Eine Pauschalierung der Kosten der Internetnutzung ist ohne weitere Prüfung möglich, soweit der Betrag 50 € nicht übersteigt. Hierzu ist eine Erklärung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto zu nehmen, in der dieser versichert, dass ihm Aufwendungen für die laufende Internetnutzung in Höhe eines bestimmten Betrages monatlich oder jährlich entstehen und er sich verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich Anzeige zu erstatten, wenn seine Aufwendungen für die Internetnutzung den angegebenen Betrag unterschreiten. (R 40.2 Abs. 5 S. 5 und 8 LStR 2008). Für einen Erstattungs-betrag von mehr als 50 € pro Monat, muss der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten nachweisen.
Die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von „betrieblichen Telekommunikationsgeräten" sind steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Wird für die Arbeit ein Telefonanschluss benötigt, so stellen die Anschluss und Verbindungskosten keine lohnsteuer-pflichtigen geldwerten Vorteile dar, wenn der Telefonanschluss auf den Namen des Unternehmens lautet. Ein „betriebliches Telekommunikationsgerät" liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung jedoch dann nicht mehr vor, wenn der Arbeitnehmer wirtschaftliches Eigentum an dem Tele-kommunikationsgerät erlangt. Nutzt der Arbeitnehmer seinen Privatanschluss für berufliche Gespräche, ist dieser Arbeitgeberersatz als Auslagenersatz steuerfrei, wenn die Aufwendungen für die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden (§ 3 Nr. 50 EStG). Der Nachweis ist auch bei Telefonflatrates erforderlich! Der steuerfreie Auslagenersatz umfasst neben den beruflich veranlassten laufenden Verbindungsentgelten auch die anteiligen Grundkosten. Die monatlichen Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Trägt der Arbeitgeber auch die Kosten für die Anschaffung von beruflich genutzten Möbeln und bleibt der Arbeitgeber Eigentümer, so liegt kein steuerpflichtiger Vorteil vor, wenn die private Nutzung untersagt ist und das Verbot kontrolliert wird. Gehören die Arbeitsmittel jedoch dem Arbeitnehmer und zahlt der Arbeitgeber für die betriebliche Nutzung ein Entgelt, gehört dieses zur steuer- und beitragspflichtigen Vergütung.
Die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten (z.B. bei Stromkosten durch Abrechnung mittels gesonderten Stromzähler) können vom Arbeitgeber steuer- und beitragsfrei ersetzt werden. Ein pauschaler Auslagenersatz ist in der Regel steuer- und beitragspflichtig. Jedoch kann vom Betriebsstättenfinanzamt ein steuerfreier pauschaler Erstattungsbetrag festgelegt werden, wenn der Arbeitnehmer die entstandenen laufenden Betriebskosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweist.
Ersatzleistungen für die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (Heizung, Beleuchtung, Reinigung), sind steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn, da das Gesetz für diesen Werbungskostenersatz keine Steuerbefreiungsvorschrift vorhanden ist (R 19.3 Abs. 3 S. 1 LStR 2008). Seit 2007 können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, falls es den Mittelpunkt der gesamten (!) betrieblichen und beruflichen Betätigung darstellt. Die ehemalige Möglichkeit, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bis zu 1250 € als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzuziehen, falls die betriebliche oder berufliche Nutzung mehr als 50 % der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder falls für die Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz nicht zur Verfügung steht, gibt es nicht mehr.
Um die Abzugsfähigkeit des häuslichen Arbeitszimmers zu erreichen, kann der Arbeitnehmer sein Arbeitszimmer an den Arbeitgeber vermieten, und dieser überlässt es demselben zur Nutzung. Die Mieterträge des Arbeitnehmers werden als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung erklärt und die vollen Kosten des häuslichen Arbeitszimmers als Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung geltend gemacht. Bisher werden solche Mietverträge von der Finanzverwaltung häufig nicht anerkannt.
Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Urteil vom 16.9.2004, VI R 25/02) kommt es bei Zahlungen des Arbeitgebers für ein im Haus bzw. in der Wohnung des Arbeitnehmers gelegenes Büro, das der Arbeitnehmer für die Erbringung seiner Arbeitsleistung nutzt, für die Unterscheidung ob Arbeitslohn oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vorliegen, darauf an, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung des Büros erfolgt. Anhaltspunkte hierfür sind beispielsweise, dass der Arbeitgeber entsprechende Rechtsbeziehungen zu gleichen Bedingungen auch mit fremden Dritten, die nicht in einem Dienstverhältnis zu ihm stehen, eingegangen ist. Ein Hinweis für vorrangige Interessen des Arbeitnehmers ist, dass der Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt. In diesem Fall können die Aufwendungen des Arbeitnehmers für das häusliche Arbeitszimmer nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Das überwiegende betriebliche Interesse des Arbeitgebers an der Anmietung muss in jedem Einzelfall dokumentiert werden. Liegen die Voraussetzungen vor, stellen die Zahlungen des Arbeitgebers Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung dar. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer werden die Mieteinnahmen beim Arbeitnehmer berücksichtigt, wobei die Aufwendungen für den Büroraum als Werbungskosten in Abzug gebracht werden können. Sofern sich ein Verlust ergibt – Werbungskosten sind höher als Mieteinnahmen - kann dieser Verlust mit anderen positiven Einkünften verrechnet werden.
Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Telearbeit richtet sich nach der Ausgestaltung der tatsächlichen Arbeitsleistung. Wird die Telearbeit auf der Grundlage eines Werklieferungsvertrages oder eines Werkvertrages von einem Selbständigen in freier Mitarbeit ausgeführt, kommt Versicherungspflicht nicht in Betracht. Wird die Telearbeit im Rahmen eines abhängigen Be-schäftigungsverhältnisses erbracht, besteht Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Bei Zweifeln über den sozialversicherungsrechtlichen Status, besteht die Möglichkeit, bei der Deutschen Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren durchführen zu lassen.
Stand 10/2008
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