Nutzt Ihr Mitarbeiter den betrieblichen Telefon- oder Internet-Anschluss oder das zu beruflichen Zwecken zur Verfügung gestellte Handy auch privat, ist die private Nutzung nicht steuerpflichtig.
Im umgekehrten Fall, also wenn Ihr Mitarbeiter seinen privaten Telefon- oder Internet-Anschluss oder sein privates Handy auch zu betrieblichen Zwecken nutzt, können Sie ihm die Grundgebühren und Verbindungsentgelte entsprechend dem beruflichen Anteil steuerfrei erstatten. Und das geht so:
Der berufliche Anteil kann per Einzelnachweis ermittelt werden, indem Ihr Mitarbeiter über einen repräsentativern drei Monats-Zeitraum sämtliche von seinem privaten Anschluss bzw. Handy geführten Telekommunikationsleitungen in private und berufliche aufteilt. Daraus wird dann der durchschnittliche monatliche Anteil an beruflichen Telekommunikationsleistungen ermittelt, den Sie in Zukunft steuerfrei erstatten können.
Beispiel: Frau Mondrovic, die halbtags zu Hause arbeitet, führt von dort regelmäßig Telefongespräche mit Ihren Kunden. Im Januar sind 20 von 100 Telefonaten beruflich veranlasst, im Februar 25 von 95 Gesprächen und im März 22 von 98 Telefonaten. Im Durchschnitt ergibt das einen monatlichen beruflichen Anteil von 22,8 Prozent ([20 + 25 + 22 berufliche Telefonate] : [100 + 95 + 98 Telefonate insgesamt]).
In Zukunft können Sie Frau Mondrovic monatlich 22,8 Prozent des Rechnungsbetrags der vorgelegten Telefonrechnung steuerfrei erstatten. Beträgt diese etwa 100 €, wären 22,80 € steuerfrei erstattungsfähig.
Diese Pauschale dürfen Sie so lange zugrunde legen, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, etwa aufgrund einer Änderung der beruflichen Tätigkeit.
Einfacher als der Einzelnachweis ist die zulässige Pauschalierung. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können Sie bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 € monatlich steuerfrei ersetzen, ohne den exakten beruflichen Anteil ermitteln zu müssen. Auch hierfür können Sie über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten den auf einen Monat durchschnittlich entfallenden Betrag ermitteln. Diesen dürfen Sie ebenfalls so lange steuerfrei zahlen, bis sich die Verhältnisse, insbesondere die berufliche Tätigkeit, wesentlich ändern.
Stand 01/2009
"Die Angaben dienen lediglich als erste Hinweise. Sie können und sollen eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Angaben kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden."
