Das steuerliche Reisekostenrecht – aktuelle Entwicklungen und akute Fallstricke

Einen „spürbaren Beitrag zur Vereinfachung und Entbürokratisierung des Unternehmensteuerrechts" sollen die Maßnahmen leisten. So stand es in der Begründung zum Entwurf des Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vor knapp fünf Jahren. Darüber hinaus sollte die Reform zu mehr Rechtssicherheit in diversen Bereichen führen, in denen sich die Rechtsprechung in den Jahren zuvor mehrfach geändert hatte. Mittlerweile befindet sich das reformierte Reisekostenrecht in seinem vierten Anwendungsjahr und in der täglichen Praxis zeigt sich, dass nicht nur viele der vermeintlichen Erleichterungen in wesentlichen Kernbereichen ins Leere laufen, sondern es anstelle der angestrebten Entlastung oftmals gar zu einer Verschärfung gekommen ist.

Die erste Tätigkeitsstätte
Dass es im Bereich der ersten Tätigkeitsstätte weiterhin proaktiven Handlungsbedarf der Arbeitgeber in den Fällen gibt, in denen der Arbeitnehmer in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers keinen qualitativen Schwerpunkt innehat, er jedoch kraft Arbeitsort im Arbeitsvertrag einer solchen zugeordnet wird, lässt nunmehr auch die Rechtsprechung erkennen (so zum Beispiel Urteil des FG Hamburg vom 13.10.2016 - 6 K 20/16). Arbeitgeber müssen im Lichte dieser finanzgerichtlichen Entscheidung mehr denn je darauf achten, keine ungewollten Zuordnungsentscheidungen durch einen Arbeitsort im Arbeitsvertrag zu treffen.

Verpflegungsmehraufwendungen
Fällt sowohl der Anreisetag als auch der Abreisetag auf ein und denselben Kalendertag, werden in der überwiegenden Praxis der Reisekostenerstattungen die beiden Reisen durch den Arbeitgeber jeweils einer isolierten Prüfung unterzogen mit dem Ergebnis, dass dem Arbeitnehmer – automatisch – die Pauschale von 12 € doppelt gewährt wird. Dies birgt Konfliktpotenzial mit der Finanzverwaltung.

Arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung
Die Teilnahme von Arbeitnehmern an (vom Arbeitgeber bezahlten) Geschäftsessen birgt weiterhin steuerliche Risiken. Es drohen Dreifachaufgriffe im Rahmen von Prüfungen. In Ermangelung ordnungsgemäßer Rechnungen nach § 14 UStG werden sowohl Betriebsausgaben als auch Vorsteuern nicht abzugsfähig sein.
Überdies gehen aus dem Bewirtungsbeleg die teilnehmenden Arbeitnehmer hervor, deren Verpflegungsmehraufwendungen auf eine potenzielle Steuerpflicht hin überprüft werden.

Was bedeutet das für die Praxis?
Vermeintliche Vereinfachungen bergen in der Praxis vielfach Risikopotenzial. Es kristallisieren sich im Bereich der steuerlichen Reisekosten weiterhin ein Handlungsbedarf und das Erfordernis von Problembewusstsein auf Seiten der Arbeitgeber zur Vermeidung ungünstiger Aufgriffe im Rahmen von Außenprüfungen heraus. Es gilt, fortlaufend die Fehleranfälligkeit der Erstattungspraxis und die Entwicklungen auf dem Gebiet der steuerlichen Reisekosten im Blick zu haben.

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Ein Gastbeitrag von Jürgen Theurer, Steuerberater bei der Loh-Nag.de Steuerberatungsgesellschaft mbH.

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