WhatsApp und die zunehmende Digitalisierung im Personalmanagement

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist in Kraft und mit ihr eine Fülle von Änderungen, Anforderungen und Auflagen.

Eine Flut an E-Mail zur Zustimmung der geänderten Datenschutzbestimmungen ist sicher auch bei Ihnen in den letzten Tagen und Wochen vor dem In Kraft treten eingegangen. Täglich erreichen uns Nachrichten worauf man künftig zu achten hat.

In diese Gemengelage mischte sich eine hochinteressante Nachricht zur Nutzung des Messenger Dienstes WhatsApp. WhatsApp auf dem Diensthandy verstößt nach Meinung verschiedener Datenschützer gegen die DSGVO der EU.

WhatsApp – Wer nutzt das überhaupt und wofür?

Im Januar 2018 nutzen 1,5 Milliarden! Menschen weltweit den Messaging-Dienst WhatsApp um Kurznachrichten zu versenden und zu empfangen. Alleine in Deutschland sind es ca. 37 Mio. Menschen, die WhatsApp regelmäßig nutzen. Einer Studie von Indeed zufolge nutzen über die Hälfte aller Arbeitnehmer regelmäßig Messenger-Dienste wie WhatsApp, Google+ oder Twitter für berufliche Themen. Mal eine Abstimmung zu einem Projekt oder Thema, mal eine Terminabsprache, ja sogar Krankmeldungen und Krankenscheine werden per Messenger in die Firmen geschickt.

Wieso ist die Nutzung von WhatsApp im Unternehmen problematisch?

Wer WhatsApp nutzt erlaubt dem Dienst alle Kontaktdaten auf dem Handy auszulesen und in die Zentrale in den USA zu übertragen. Diese Zustimmung dürfen die Nutzer von WhatsApp aber nur dann erteilen, wenn vorher alle Menschen, die im Adressbuch des Nutzers stehen, dem zugestimmt haben. Dies ist sicher zum größten Teil nicht der Fall. Die Nutzung ist daher rechtswidrig und verstößt gegen die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks ( ZDH) hat erst kürzlich auf „datenschutzrechtliche Probleme" hingewiesen, die auf Handwerker zukommen könnten. Auf dem Bau verwenden Handwerker WhatsApp als Kommunikationsmittel. Teilweise werden auch Fotos von Kunden verschickt über Stellen in der Wohnung, die repariert werden sollen. "Da WhatsApp Zugriff auf dieses Bild erhält, handelt es sich hierbei um eine Datenübertragung an WhatsApp, für die der betroffene Kunde jedoch keine Einwilligung erteilt hat", sagte ZDH-Datenschutzexperte Markus Pfeifer der "Welt". Man sieht also, wie problematisch die Nutzung von WhatsApp im Unternehmen ist. Die Folgen können weitreichend sein, da die DSGVO harte Strafen bei Datenschutzverstößen vorsieht.

Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt und die damit verbundene Prozessvereinfachung, Zeitersparnis und Flexibilität schreitet immer schneller voran. Wir gewöhnen uns schnell an diese Annehmlichkeiten dürfen aber dabei den Datenschutz nicht aus dem Auge lassen.

Wie helfen wir unseren Kunden in diesem Spannungsfeld?

Für unser Kunden stellen wir mit zeit-lohn.net eine Kommunikationsplattform zur Verfügung, die die Digitalisierung im Unternehmen unterstützt, gleichzeitig aber den Datenschutz gewährleistet. Daten können in einer geschützten Umgebung hochgeladen, der Lohnschein über das sichere zeit-lohn.net an die Mitarbeiter verteilt und Abwesenheitsanträge gestellt werden. Alles abgesichert durch Einhaltung neuester Sicherheitsstandards und DSGVO konform.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen“, unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung“.
Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere Innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis: Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meiner langjährigen Erfahrung und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur.
Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.