DSGVO-konforme Kommunikation – Worauf ist zu achten?

Sicher behandeln auch Sie den Umgang und die Speicherung von Kundendaten und Mitarbeiterdaten mittlerweile DSGVO-konform. Die neuen Richtlinien und Vorgaben umzusetzen ist eine – wenn auch hier und da lästige – Pflicht, der wir uns nicht entziehen können aber sicher auch nicht entziehen wollen. Das Sammeln von personenbezogenen Daten hatte ein nicht mehr greifbares Ausmaß angenommen und musste auch in unserem eigenen Interesse besser geregelt werden. Schließlich geht es auch um unsere eigenen Daten und deren möglichen Missbrauch. Neben der Datenhaltung ist ein weiteres großes Thema hinsichtlich dem Datenschutz zu beachten.

Wie ist Ihre interne Kommunikation geregelt?

E-Mail und WhatsApp waren die am häufigsten benutzen Kommunikationswege. Spätestens seit der Einführung der DSGVO sind diese Kommunikationslösungen jedoch mit einem großen Fragezeichen zu betrachten. Warum? E-Mails sind auf Ihrem Transport zum Empfänger einfach mitlesbar. Die Datenschutzanforderungen sind im Mailverkehr ohne konsequente End-to-End Verschlüsselung nicht einhaltbar. Somit müssten alle personenbezogenen Nachrichten aufwendig verschlüsselt werden. Tun Sie das? Und was ist mit WhatsApp? Leider findet zum einen ein automatisierter Adressbuchabgleich statt, zum anderen können trotz Verschlüsselung Nachrichten von Facebook mitgelesen werden. Damit ist auch WhatsApp im Rahmen einer verantwortungsvollen Umsetzung der DSGVO Anforderungen kein geeigneter Kommunikationsweg mehr.

Wieso Sie sich überhaupt darüber Gedanken machen sollten?

Ein häufiger Denkfehler ist es, zu glauben, die ganze Sache mit dem Datenschutz wäre nicht so wichtig und die Bußgelder werden schon nicht so hoch sein. Leider begegnet uns diese Vorstellung häufiger als uns lieb ist. Bei schwerwiegenden Datenschutzverstößen können Bußgelder bis zu 4 % des gesamten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, max. bis zu 20 Mio. Euro, verhängt werden. Bei geringfügigen Verstößen drohen bis zu 2 % des gesamten weltweiten Umsatzes bzw. 10 Mio. Euro, je nachdem welcher Betrag höher ist. Daher ist es fraglich, ob man solche Risiken in Kauf nehmen will.

Datenschutz beginnt bei jedem Einzelnen. Auf digitale Anwendungen und Systeme ganz zu verzichten ist in der heutigen Zeit keine Lösung. Datenschutzkonforme Lösungen wie „SIMSme“ oder „ThreemaWork“ bieten sich für die interne Kommunikation an. Sicher werden weitere Lösungen an den Markt gehen.

Wie helfen wir unseren Kunden in der täglichen Kommunikation?

Das in zeit-lohn.net, unserer Kommunikationsplattform, integrierte Nachrichtencenter ermöglicht es unseren Kunden und uns Dateien und Nachrichten auszutauschen. DSGVO-konform mit einer sichern Verbindung und in unserem eigenen Datencenter sicher gespeichert. Erweitern lässt sich das Nachrichtencenter mit der Möglichkeit alle Unterlagen eines Mitarbeiters in einer Digitalen Personalakte zu führen. Sicher und einfach in der Handhabung nutzen bereits heute fast alle unserer Kunden diese komfortable und rechtssichere Lösung in der Kommunikation mit uns.

Unser Motto ist „Innovation. Nutzbar. Machen.“, unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung“.

Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere Innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis: Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meiner langjährigen Erfahrung und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur. Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.