Digitalisierung im Mittelstand – Haben Sie schon Ihren Weg gefunden?

Der Einsatz digitaler Technologien ist DAS Thema in mittelständischen Unternehmen.

Der Schlüssel zum künftigen wirtschaftlichen Erfolg liegt in Digitalen Technologien. Zum einen können neue Geschäftsmodelle durch den Einsatz digitaler Technologien entwickelt werden, zum anderen können bestehende Kunde enger ans Unternehmen gebunden werden und neue Kunden gewonnen. Auch kann der Mittelstand die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber großen Unternehmen halten und sogar ausbauen. Die Geschwindigkeit und Flexibilität im Mittelstand erlaubt eine schnellere Umsetzung Digitaler Projekte. So wird die Effizienz und Effektivität gesteigert und Zeit und Kosten gespart.

So weit so gut. Das Digitale Technologien uns helfen, noch besser zu werden oder zumindest so gut zu bleiben, wie wir heute sind, das ist uns klar. 
Bei dem ein oder anderen unter Ihnen tun sich hier jedoch Fragen auf:
Was könnte ich (noch) digitalisieren?
Wie kann ich das in meinem Betrieb umsetzen?
Welche Möglichkeiten könnte ich zusätzlich nutzen? Wo stehe ich mit meinem Unternehmen, meinem Bereich derzeit?

Vielleicht haben Sie schon alle Möglichkeiten ausgeschöpft. Wenn ja, Gratulation. Da ich überzeugt bin, dass es kein Endstadium der Digitalisierung gibt, kann ich mir nicht vorstellen, dass Sie – liebe Leserinnen und lieber Leser – das Thema Digitalisierung in Ihrem Unternehmen oder Geschäftsbereich bereits als erledigt betrachten.

Um nun also vorwärts zu gehen, ist es wie bei allen anderen Projekten auch:

• Der Einstieg ist eine Bestandsanalyse – Wo stehen Sie derzeit? Welche Prozesse und Abläufe sind bereits digital und wo können Sie noch Abläufe und Strukturen vereinfachen. Wenn Sie wissen, wo Sie derzeit stehen, welche Prozesse, Abläufe oder Strukturen bereits Digital unterstützt werden und welche noch nicht, dann haben Sie eine sehr gute Ausgangssituation um die möglichen Verbesserungsprozesse zu definieren.
• Bevor Sie dies tun, definieren Sie zunächst Ihr Ziel – Wohin wollen Sie? Was wollen Sie mit der Digitalisierung in Ihrem Bereich / Unternehmen bis wann erreichen? Dies ist wichtig, damit Sie später Ihre möglichen Projekte auch hinsichtlich Ihrer Zieldefinition bewerten können. Versuchen Sie Ihr Ziel möglichst konkret zu formulieren. Wir wissen also nun, wo wir stehen und wo wir hinwollen. Gehen wir zum nächsten Schritt, der Bewertung Ihrer Projekte.
• Bewerten Sie Ihre möglichen Verbesserungsprozesse zunächst nach verschiedenen, vorher definierten Kriterien. In Ihre Bewertung können der Kundennutzen, der Unternehmensmehrwert (z.B. Herstellungs- / Prozesskostensenkung, Qualitätsverbesserung), die Umsetzungskosten, der interne Umsetzungsaufwand und die Umsetzungsdauer einfließen. Beurteilten Sie, inwieweit das jeweilige Projekt das Kriterium erfüllt oder teilerfüllt.
• Haben Sie nun eine Übersicht und Bewertung Ihrer möglichen Projekte priorisieren Sie diese. Überlegen Sie sich, welche der Projekte Ihre ursprüngliche Zieldefinition am besten und welche diese am schnellsten unterstützt.

Unterschätzen Sie nicht die Wirkung von Quick-Wins. Also kleine, schnell umsetzbare Projekte, die sichtbare Verbesserungen liefern. Beurteilen Sie diese nicht nur hinsichtlich ihrem wirtschaftlichen Beitrag zum Unternehmen, sondern auch hinsichtlich der Motivation ihrer Mitarbeiter. Die Mitarbeitermotivation ist bei allen Veränderungsprozessen ein wesentlicher Erfolgsfaktor, der nur allzu oft vernachlässigt und unterschätzt wird. Um die Mitarbeitermotivation möglichst hoch zu halten, ist die frühe Einbeziehung der Mitarbeiter in die Projekte ebenso wichtig, wie immer wieder kleinere Erfolge zwischendurch. So kommen Sie Schritt für Schritt bei der weiteren Digitalisierung Ihres Unternehmens voran und es finden sich bestimmt wieder neue Möglichkeiten zur Prozessverbesserung. Dies klingt für Sie immer noch zu theoretisch und zu wenig praxisnah? Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, gibt es auch keine fertige Lösung, die für jedes Unternehmen passt. Noch ein paar gute Tipps und konkrete Hilfen zur Erstellung und Umsetzung Ihrer Digitalen Agenda finden Sie auf den Seiten von Mittelstand-Digital, einer Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Wie helfen wir unseren Kunden auf dem Weg zur Digitalisierung und welcher Nutzen ergibt sich daraus?

Wir unterstützen die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen mit unserer Personalmanagementlösung zeit-lohn.net übergreifend. Bereits bei der Stellenausschreibung, die von unserem System per Knopfdruck auf Ihrer Homepage veröffentlicht wird, hilft die Digitalisierung den Veröffentlichungsaufwand zu reduzieren. Der Bewerber übermittelt seine Unterlagen einfach und schnell über das Bewerberportal zurück nach zeit-lohn.net. Hier können Sie diese bewerten, an Kollegen weiterleiten und treffen Ihre Entscheidung. Ihr künftiger Mitarbeiter kann über den „Self-Check-In“ seine weiteren Personaldaten zu jeder Zeit via Internetzugriff ergänzen und Ihnen fertig vorbereitet zukommen lassen. Nach Prüfung der Daten übernehmen Sie diese in Ihr Personalmanagementsystem und fertig ist die Digitalisierung des Einstellungsprozesses.

Über die App und das angebundene elektronische Archiv hat Ihr Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf seine Daten, kann Urlaubsanträge stellen, Zeitkorrekturanträge anstoßen und die Lohnabrechnung jederzeit einsehen, herunterladen oder weiterleiten. Ihre Führungskräfte können relevante Informationen über den Personalstand Ihres Bereichs jederzeit einsehen und die jeweiligen Workflows ebenso mobil und flexibel bearbeiten. So setzen unsere Kunden digitales Personalmanagement in ihrem Unternehmen mit zeit-lohn.net und den verschiedenen Erweiterungsmodulen ganz nach ihrem Bedarf und Anspruch individuell um.

Mit der Digitalen Personalakte und dem eArchiv haben Sie alle Lohnabrechnungsdokumente, Personaldokumente, Verträge und sonstige Informationen zu Ihren Mitarbeitern strukturiert, übersichtlich und sicher immer zur Verfügung, egal wo Sie gerade sind. Sie wollen uns – Ihrem Lohnabrechner – noch schnell etwas mitteilen? Das Nachrichtencenter können Sie vom PC, Laptop, Tablet oder Handy aus aufrufen und uns so jederzeit und von überall Informationen oder Weisungen zukommen lassen. So minimiert sich der Aufwand für Sie mit uns – Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister – auf ein Mindestmaß und Sie können Sich auf Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Schnell, sicher und einfach realisieren wir Digitalisierungsprojekte und sparen dabei mit unseren intelligenten Lohnkonzepten noch Kosten ein. So sind wir zum Marktführer für Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung in der Hotellerie und Gastronomie geworden. Heute stellen wir dieses Wissen allen personalintensiven Unternehmen zur Verfügung und helfen Ihnen noch erfolgreicher zu werden.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen“, unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung“.

Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere innovativen, digitalen Lösungen wissen? 
Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis: Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meiner langjährigen Erfahrung und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur. Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.