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Digitalisierung im Personalprozess - aber bitte: sicher!

Derzeit wird viel über Digitalisierung gesprochen. Der unvermittelte Shutdown hat uns gezeigt, wie schnell wir unsere gewohnten Arbeitsabläufe ändern können, wenn die Notwendigkeit dazu besteht. Durch die Digitalisierung von Prozessen und dem Einsatz von Software konnten wir im Home-Office arbeiten, die (Restaurant-) Plätze besser strukturieren, die Kommunikation mit unseren Mitarbeitern aufrechterhalten. Der Ruf nach der digitalen Welt ist lauter und fordernder als wir es bisher gewohnt waren. Alles soll einfacher, schneller, flexibler, orts- und zeitunabhängig sein. Aber wo lauern insbesondere bei den Personalprozessen die Risiken?

Spätestens seit Mai 2018 ist der Datenschutz in der Öffentlichkeit angekommen. Die EU-DSGVO wurde in Kraft gesetzt und regelt seither als neue rechtliche Grundlage die Datenspeicherung von personenbezogenen Daten. Und genau um diese Daten geht es, wenn wir über Digitalisierung in Personalprozessen sprechen.

Lassen sie uns beispielhaft zwei übliche Prozesse im Personalbereich beleuchten.

Nehmen wir einmal den Prozess „Überwachung von Mitarbeiterfristen und –Terminen“. Vielfach wird dieser Bereich in der Personalverwaltung mit Microsoft Excel (.xls) oder Ähnlichem „verwaltet“. In mehreren .xls Listen wird oft der Ablauf von Probe-/Wartezeiten, von befristeten Aufenthaltstiteln / Arbeitserlaubnissen, von Führerscheinüberprüfung bei Nutzern von Firmenfahrzeugen, das Auslaufen des befristeten Arbeitsvertrages oder Termine, wie die HACCP-Nachschulung, die Arbeitsmedizinische Untersuchung nach G 25, die Arbeitssicherheitsunterweisung oder der Datenschutzschulung, „verwaltet“. All diese Listen und Aufstellungen sind auf Netzlaufwerken in aller Regel unverschlüsselt gespeichert. Dabei die datenschutzrechtlichen Vorschriften und die Rechtssicherheit zu gewährleisten, ist nahezu unmöglich.

Schauen wir uns den Prozess „Verteilung der Lohn- / Gehaltsabrechnung“ einmal an. Im Normalfall wird der Lohnschein kuvertiert und dem Mitarbeiter persönlich ausgehändigt. Was aber, wenn dieser im Urlaub, krank oder (wie aktuell der Fall) in Kurzarbeit ist? Alle Lohnscheine dann konsequent per Post zu versenden wäre richtig, aber in der Praxis nicht generell üblich. Gerne werden die Lohnscheine kurzzeitig verwahrt, um diese dann bei Rückkehr des Mitarbeiters auszuhändigen. Das Datenschutzrisiko steigt mit jedem Tag, an dem der Lohnschein verwahrt wird. Schlimmer noch, gutgläubig wird der Lohnschein in die Abteilung oder an den Standort mit der Bitte um Verteilung gereicht. Ein Mitarbeiter wird genau an dem Tag krank und sein Lohnschein liegt irgendwo beim Kollegen auf dem Tisch. Für jeden Datenschutzbeauftragten ist dies eine Sicherheitslücke, die es in jedem Fall zu vermeiden gilt.

Wie helfen wir unseren Kunden bei der Digitalisierung die Rechtssicherheit und die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten?

Wir stellen unseren Kunden mit zeit-lohn.net verschiedene Werkzeuge zur Digitalisierung von Prozessen zur Verfügung. Mit unserem eArchiv werden Belege und Lohnunterlagen nach Monaten und nach Mitarbeiter digital verwaltet, ein Nachrichtencenter dient dem sicheren Austausch von Daten und Informationen und die Mitarbeiter erhalten über ein eigenes Portal oder eine App ihren digitalen Lohnschein. Schnell, sicher, einfach und ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Unsere Kommunikationsplattform zeit-lohn.net hilft auch Ihnen, Geld und Zeit zu sparen.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen“, unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung“.

Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.