Das Ende der Übergangsregelung: Fiskalisierung der Kassen ab 1.4.2021 - Countdown für die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Trotz anhaltenden Corona-Lockdowns gehen die Nichtbeanstandungsregelungen von Bund und Ländern zur Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) in sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme nicht in die Verlängerung. Somit müssen ab dem 1.4.2021 ca. 2,1 Mio. Kassensysteme final umgerüstet sein oder es droht im Falle einer Kassen-Nachschau ein Bußgeld bis zu 25.000 €. Welche Anforderungen müssen elektronische Aufzeichnungssysteme quasi ab sofort erfüllen, um den Vorgaben des § 146a AO zu genügen? Und: Wie erfolgt die Absicherung durch eine zTSE im Detail?

I. Umsetzung des Kassengesetzes

Ab dem 1.4.2021 müssen grundsätzlich alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zTSE ausgerüstet sein. Aber nicht nur das, auch alle anderen Anforderungen an die Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen nunmehr erfüllt werden, also z. B. Einzelaufzeichnungspflicht, Belegausgabepflicht, Verpflichtung zur Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme, Sanktionierung von Verstößen. So sollen zukünftig Manipulationen durch eine sichere Signierung aller Geschäftsvorfälle erschwert werden. Weiterhin aber zulässig ist auch die Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“, d. h. eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

II. Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme

Es gilt die allgemeine Einzelaufzeichnungspflicht nunmehr auch für elektronische Aufzeichnungssysteme. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO normiert, dass bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden muss, dass jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Diesbezüglich gibt es keine Ausnahme. Einzelaufzeichnungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge.

Unter elektronischen Aufzeichnungssystemen zu subsumieren sind Datenverarbeitungssysteme (dazu zählen sowohl die Hardware als auch die Software und die Schnittstellen), die digitale Grundaufzeichnungen (= Dokumentation/Belege von Geschäftsvorfällen) erstellen.

Hinweis:

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind gleichzeitig auch Vorsysteme i. S. der GoBD. Die dort genannten Anforderungen müssen somit zwingend eingehalten werden.

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme speziell mit einer zTSE auszurüsten sind und den gesetzlichen Anforderungen des § 146a AO entsprechen müssen, regelt im Detail die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

III. Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Funktionsweise der zTSE

Eine zTSE besteht im Wesentlichen aus einem Sicherheits- und einem Speichermodul sowie erforderlicher Schnittstellen. Wird durch das elektronische Aufzeichnungssystem die abgesicherte Protokollierung eines Vorgangs ausgelöst, erzeugt die zTSE mindestens eine Transaktion. Im Gegensatz zu dem Begriff „Vorgang“ beschreibt der Begriff „Transaktion“ die innerhalb der zTSE erfolgenden Absicherungsschritte.

Eine aufgezeichnete Transaktion enthält

• den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
• eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
• die Art des Vorgangs,
• die Daten des Vorgangs,
• die Zahlungsart,
• den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
• einen Prüfwert sowie
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Hinweis: 

Die im Rahmen einer aufgezeichneten Transaktion erfasste Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls ist auf dem ausgabepflichtigen Beleg entsprechend auszuweisen.

Bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems werden verpflichtend alle Vorgangsdaten über die Einbindungsschnittstelle an die zTSE zur Protokollierung übergeben. 

Digitale Grundaufzeichnungen müssen auf einem Speichermedium gespeichert und für Kassen-Nachschauen und steuerliche Außenprüfungen verfügbar gehalten werden. Die Speicherung selbst muss vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem nicht-flüchtigen Speichermedium erfolgen. 

In der Praxis wird im Falle einer Datenüberlassung an die Finanzverwaltung das einfache „Kopieren“ des TSE-Speichermoduls, z. B. von einer USB-TSE, nicht ausreichen, vielmehr ist ein Export der auf dem Speichermodul gespeicherten und verkrypteten Rohdaten über die entsprechende Exportschnittstelle der zTSE in ein lesbares Format erforderlich. 

Es kann eine regelmäßig (z. B. automatisiert) durchgeführte und revisionssichere Archivierung der auf dem Speichermodul der zTSE kryptographisch gespeicherten Daten in einem externen Archivsystem sinnvoll sein. Dieses ist zulässig, sofern das Aufbewahrungssystem einen späteren Export der Daten in die vorgeschriebene Form ermöglicht.

Wir beraten Sie gerne zu den steuerlichen Aspekten dieses Themas. 
Bitte richten Sie Ihre Fragen hierzu per E-Mail direkt an: info@lohnag.de

Mit besten Grüßen 

Jürgen Theurer 
Steuerberater 

Die Angaben dienen lediglich als erste Hinweise. Sie können und sollen eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Angaben kann trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernommen werden.