BFH bestätigt die gängige Praxis: die Kosten für eine Betriebsveranstaltung können nur auf die teilnehmenden Arbeitnehmer umgelegt werden

Zuwendungen des Arbeitgebers bei herkömmlichen Betriebsveranstaltungen sind kein steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn, wenn sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht werden und den Freibetrag von € 110 brutto je Teilnehmer und Veranstaltung nicht übersteigen. Maximal 2 Veranstaltungen im Jahr werden berücksichtigt.

Nur die Überschreitung des Freibetrages von € 110 je Betriebsveranstaltung sowie die Kosten für jede über 2 Veranstaltungen hinausgehende weitere Veranstaltung unterliegen der Steuer- und Sozialversicherungspflicht, können jedoch nach § 40 Abs.2 Ziff.2 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden und bleiben dann beitragsfrei.
Das Finanzgericht Köln vertrat mit Urteil vom 27.06.2018, Az.: 3 K 870/17 die Rechtsauffassung, dass es sich bei fehlgeschlagenen Aufwendungen für angemeldete aber nicht teilnehmende Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung zwar um berücksichtigungsfähige Betriebsausgaben handelt, nicht jedoch einsichtig sei, „aus welchem Grunde diese vergeblichen Aufwendungen die den an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmern gewährte Zuwendung erhöhen soll."

Im entschiedenen Fall hatte der Arbeitgeber seine Belegschaft zu einem gemeinsamen Kochkurs als Weihnachtsfeier eingeladen, der über einen externen Veranstalter durchgeführt wurde. Von den angemeldeten 27 Teilnehmern sagten 2 kurzfristig ab. Die Kosten für die Veranstaltung einschließlich „all you can eat and drink" verringerten sich durch die Absage nicht, da der Veranstalter entsprechend der gemeldeten Teilnehmerzahl kalkulierte und die benötigten Lebensmittel und Getränke bereitstellte.

Der BFH hob mit Urteil vom 29.04.21, Az.: VI R 31/18 die Entscheidung des FG Köln auf und schloss sich der gängigen Praxis der Finanzverwaltung an. Dort gilt seit dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 - S 2332/15/10001 der Grundsatz, dass die für eine Betriebsveranstaltung zu berücksichtigenden Aufwendungen zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind. „Eine andere Zurechnungsgröße als die der teilnehmenden Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen hat der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang jedoch nicht geschaffen", so der BFH zu § 19 Abs.1 Satz1 Nr.1a EStG.

Fazit:
Mit der Absage eines Teilnehmers an einer Betriebsveranstaltung muss immer gerechnet werden. Absagen können sich nachteilig auf die verbliebenen Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung auswirken und zu steuer-und beitragspflichtigem Arbeitslohn führen, wenn die Umlegung der Kosten für die Betriebsveranstaltung „nach teilnehmenden Köpfen" den Freibetrag der Mitarbeiter übersteigt. Der „Kopfanteil" einer Begleitperson wird nicht auf alle Arbeitnehmer umgelegt, sondern lediglich dem „Kopfanteil" des Mitarbeiters, der begleitet wird, hinzugerechnet.

Verfasser Rechtsassessor Jörg Ulrich Daebel, lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, 16.08.2021