Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen

Durchschnittlich eine Stunde pro Tag verbringen Büroarbeiter in Westeuropa auf der Suche nach Dokumenten wie eine Studie im Jahr 2012 herausgefunden hat. Knapp zwei Stunden pro Woche wird durchschnittlich erfolglos, d.h. ohne das gewünschte Dokument tatsächlich zu finden, nach Dokumenten gesucht.

Der Titel dieses Artikels vom Effizienzprofi Jürgen Kurz beschreibt diese Misere mit einem Satz.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen"

Eine sinnvolle und konsistente Struktur von Ordnern und Dokumentenbezeichnungen kann den Suchaufwand drastisch reduzieren. Das eArchiv von zeit-lohn.net wurde primäre für die Bereitstellung von Abrechnungsunterlagen an unsere Kunden konzipiert. Mittlerweile wurde der Wunsch unsere Kunden immer größer die im eArchiv abgelegten Dokumente selbstständig zu verwalten und eigene Dokumente abzulegen.

Das eArchiv bietet jetzt die Möglichkeit eine globale Ordnerstruktur vorzugeben. Mittels eines Regelwerks können Abrechnungsunterlagen automatisch nach dem Upload durch die Sachbearbeitung in die gewünschten Ordner verschoben werden. Zudem können Dokumente kundenseitig direkt in den Ordnern abgelegt und verwaltet werden.

Die Ordnerstruktur kann dadurch an die individuellen Anforderungen unsere Kunden angepasst werden, was zur Folge hat, die Zeit zum Suchen nach Dokumenten zu minimieren.

Bei Fragen & Anregungen hilft unser Projektmanagement gerne weiter.