Die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die geschäftliche Bewirtung

Eine geschäftliche Bewirtung geht in der Regel mit der Nahrungsaufnahme einher, sodass eine private (Mit-)Veranlassung nicht von der Hand zu weisen ist. An die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für Geschäftsessen werden daher umfassende Dokumentations- und Nachweisanforderungen gestellt. Durch den Bewirtungsbeleg soll die betriebliche Veranlassung zweifelsfrei festzustellen sein. Die Finanz-verwaltung hat die Verwaltungsauffassung über die Anforderungen an Bewirtungs-belege zuletzt mit dem BMF-Schreiben v. 30.6.2021 (BStBl 2021 I S. 908) konkretisiert.

Grundlagen: Eine Bewirtung ist grundsätzlich jede Darreichung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Die Aufwendungen für betrieblich veranlasste, geschäftliche Bewirtungen unterliegen einem Abzugsverbot von 30 %. Die verbleibenden Aufwendungen dürfen gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG in Höhe von 70 % der angemessenen Kosten abgezogen werden. Der Bewirtende hat hierfür Angaben über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen zu machen. Im Falle einer Gaststättenbewirtung reduzieren sich die erforderlichen Angaben auf die Teilnehmer und den Anlass, da sich die übrigen Informationen aus der sodann zwingend vorzuhaltenden Rechnung über die Bewirtung ergeben.

Bewirtungsbeleg: Der Bewirtende hat die erforderlichen Angaben über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Bewirtungskosten in einem formlosen Eigenbeleg zeitnah und vollständig zu machen. Ist der Bewirtungsbeleg nicht ordnungsgemäß erstellt, wird ein Abzug der Bewirtungskosten verwehrt. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, besteht der (Gesamt-)Bewirtungs-beleg regelmäßig aus dem erforderlichen Eigenbeleg sowie der Bewirtungsrechnung.

Bewirtungsrechnung: Die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Bewirtungsrechnungen sehen als Mindeststandard die Erfüllung umsatzsteuerlicher Vorgaben gem. § 14 UStG, § 33 UStDV vor. In Teilbereichen werden indes für ertragsteuerliche Zwecke verschärfende Maßstäbe angesetzt. Die Finanzverwaltung verlangt insbesondere die Angabe des Leistungszeitpunkts in Kleinbetragsrechnungen. Diese Auffassung steht weder im Einklang mit dem Sinn und Zweck der Nachweispflichten des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG noch den tatsächlichen Begebenheiten der täglichen Praxis. Es dürften regelmäßig keine Zweifel daran bestehen, dass das Ausstellungsdatum einer Bewirtungsrechnung dem Leistungszeitpunkt entspricht. Ein Auseinanderfallen ist schlichtweg praxiswidrig.

Praxisempfehlung: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist geboten und sicherzustellen. In Unternehmen kann dies in Form von Richtlinien und einem einheitlichen Abrechnungsformular sichergestellt werden. Bei richtlinienkonformer Vorgehensweise werden mögliche Aufgriffe im Rahmen von Außenprüfungen eingedämmt.

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Mit besten Grüßen

Jürgen Theurer
Steuerberater

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