Datenschutz im Personalwesen -
So stellen Sie ihn sicher

Im Personalwesen werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Damit diese Daten nicht in falsche Hände geraten, ist ein hoher Datenschutz-Standard erforderlich. Was aber sollte man tun, um den Datenschutz im Personalwesen sicher zu stellen?

Sicher ist diese Frage nicht einfach und pauschal zu beantworten, da es verschiedenste Bedrohungsszenarien gibt und je nach individueller Unternehmenssituation gezielte Maßnahmen nötig sind. Bei vielen Unternehmen ist die externe Bedrohung durch Hacker-Angriffe im Fokus der Risikobetrachtung und der Maßnahmenplanung zur Datensicherheit. Haben Sie sich auch einmal über eine mögliche interne Bedrohung z.B. dem Datendiebstahl durch Mitarbeiter Gedanken gemacht? Hierzu sollten es im Rahmen eines verantwortlichen Datenschutzmanagements eine Risikoanalyse und eine Maßnahmenplanung geben.

Diese 5 Punkte sollten Sie grundsätzlich beachten, um den Datenschutz im Personalwesen sicher zu stellen.

1. Sensibilisierung der Mitarbeiter

Datenschutz beginnt bei der Sensibilisierung der Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter sollten sich der Bedeutung des Datenschutzes bewusst sein und entsprechend geschult werden. Hierbei sollten die Datenschutz-Grundlagen vermittelt werden, aber auch spezifische Regeln und Vorschriften des Unternehmens. Eine regelmäßige Schulung ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Thema Datenschutz präsent bleibt.

2. Zugriffsrechte definieren

Ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes im Personalwesen ist die Definition von Zugriffsrechten. Nicht jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf alle Daten haben. Vielmehr sollten Zugriffsrechte so definiert werden, dass nur die Mitarbeiter Zugriff haben, die die Daten tatsächlich benötigen. Hierbei sollten die Grundsätze der Datenminimierung beachtet werden.

3. Technische Maßnahmen ergreifen

Um den Datenschutz im Personalwesen sicherzustellen, sind technische Maßnahmen erforderlich. Hierzu gehören beispielsweise Firewalls, Verschlüsselung und Virenschutz. Auch die IT-Infrastruktur sollte regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um mögliche Schwachstellen zu beseitigen.

4. Organisatorische Maßnahmen ergreifen

Neben technischen Maßnahmen sollten auch organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Hierzu gehört beispielsweise die Dokumentation von Datenschutz-Verfahren und -Prozessen. Auch sollten klare Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten getroffen werden. Hierbei hilf beispielsweise die Erstellung einer Datenschutz-Richtlinie.

5. Notfallpläne erstellen

Auch im Falle eines Datenschutz-Vorfalls sollten klare Notfallpläne vorhanden sein. Hierbei sollten Vorgehensweisen festgelegt werden, um den Vorfall möglichst schnell zu beheben und Schäden zu minimieren. Auch sollte festgelegt werden, wer im Falle eines Vorfalls informiert werden muss.

Der Datenschutz im Personalwesen ist ein wichtiges Thema. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten geschützt sind. Hierzu sollten alle Mitarbeiter sensibilisiert und geschult werden, Zugriffsrechte definiert, technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen und Notfallpläne erstellt werden. Nur so kann der Datenschutz im Personalwesen sichergestellt werden.

Wie helfen wir unseren Kunden bei dieser Herausforderung?

Mit zeit-lohn.net stellen wir unseren Kunden eine moderne Personalmanagementsoftware zur Verfügung, die den Datenschutz durch eine klare Benutzersteuerung und Rechteverwaltung sicherstellt und das Datenminimierungsgebot unterstützt. Natürlich erfolgt der gesicherten Datenaustausch über sichere HTTPS-Verbindungen und unsere Kunden können zusätzlich eine 2-Faktor-Authentisierung einrichten. Sogar die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit ihren Mitarbeitern und uns können die Kunden im Sinne des Datenschutzes sicher steuern. Hierzu haben wir entsprechende Erweiterungsmodule für zeit-lohn.net und MITARBEITA – die APP für den direkten Draht zum Mitarbeiter entwickelt.

Alle unsere 1.600 Kunden nutzen unsere Lösung für ein modernes und integriertes HR System. Ca. 40.000 Mitarbeiter und Vorgesetze werden durch MITARBEITA in die Prozesse eingebunden und erleben Digitalisierung und Fortschritt in ihrer täglichen Arbeit.

Gerne stellen wir Ihnen die Vorteile und Möglichkeiten einer Zusammenarbeit mit uns vor. Kontaktieren Sie uns unter: https://www.lohn-ag.de/kontakt/index.html.

Mit über 550.000 Abrechnungen jährlich im Full-Service zählt die lohn-ag.de zu einem der größten Anbieter für ausgelagerte Lohnbuchhaltung und ist stolzer Marktführer bei personalintensiven Branchen.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen", unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung".
Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meinen langjährigen Erfahrungen und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur.

Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.