Arbeitszeiterfassung – was tun, um rechtssicher zu bleiben

Das Thema Arbeitszeiterfassung beschäftigt aktuell viele Unternehmen. Wir alle wissen, dass wir die Arbeitszeiten genau erfassen müssen, aber das „Wie“ ist noch nicht klar definiert. Nun wurde vom Bundesarbeitsministerium ein Entwurf zur Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, dass eine Antwort auf die Frage: „Welche rechtssicheren Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung gibt es?“.

Welche Vorteile könnten sich für Sie durch die Arbeitszeiterfassung ergeben?

Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben, also sollten wir überlegen, welche Vorteile uns dies bringen kann. Einerseits hilft sie eine effektive und faire Personalplanung vorzunehmen, weil wir mehr valide und auswertbare Informationen haben. So können Unternehmen mithilfe einer korrekten Arbeitszeiterfassung Überstunden vermeiden. Darüber hinaus wird die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen sichergestellt und der Einsatz von Personal optimiert, was wiederum zu einer Senkung der Personalkosten führen kann.

Arbeitnehmer haben ein Recht auf eine angemessene Arbeitszeit und auf die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten. Eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung wird dazu beitragen, dass diese Rechte gewährleistet sind. Dies ist insbesondere in Zeiten des Arbeitskräftemangels ein relevanter Punkt bei der Mitarbeitersuche und – bindung und kann durchaus im Mitarbeitermarketing hervorgehoben werden.

Andererseits führt eine schlechte Arbeitszeiterfassung nicht nur zu rechtlichen Problemen, sondern auch zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Eine unzureichende oder ungenaue Erfassung der Arbeitszeit kann Mitarbeitern das Gefühl geben, nicht fair entlohnt zu werden oder dass ihre Arbeit nicht angemessen geschätzt wird.

Es kann also durchaus wichtige Vorteile bringen, wenn wir die Arbeitszeiterfassung künftig als Arbeitgeber konsequent umsetzen.

Welche Möglichkeiten soll es künftig geben, um Arbeitszeiten zu erfassen?

Der Gesetzesentwurf zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung sieht vor, dass alle Arbeitgeber verpflichtet werden, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dabei haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, wie sie die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen können.

Eine Möglichkeit ist die elektronische Arbeitszeiterfassung, bei der die Arbeitszeit beispielsweise mit einer Zeiterfassungs-Software erfasst wird. Diese Software kann auf einem Computer oder auf mobilen Endgeräten installiert werden und ermöglicht eine schnelle und effiziente Erfassung der Arbeitszeit.

Eine weitere Möglichkeit ist die klassische Stempeluhr, bei der die Arbeitszeit durch das Stempeln von Karten oder das Scannen von QR-Codes erfasst wird. Auch hier können moderne Varianten wie digitale Stempeluhrsysteme oder mobile Stempeluhren zum Einsatz kommen.

Weitere Optionen sind die handschriftliche Arbeitszeiterfassung oder die Erfassung der Arbeitszeit durch den Einsatz von Zeiterfassungsbögen oder Excel-Tabellen.

Die genaue Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung obliegt den Arbeitgebern. Wichtig ist jedoch, dass die Erfassung vollständig und rechtssicher erfolgt und die Daten aufbewahrt werden, um im Bedarfsfall nachgewiesen werden zu können. Der Arbeitgeber hat auf Verlangen dem Arbeitnehmer die aufgezeichneten Arbeitszeiten zur Verfügung zu stellen.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Arbeitszeiterfassung vor?

Um sicher zu stellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, faire Arbeitsbedingungen gewährleisten und das Vertrauen und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern, ist es wichtig, sich entsprechend frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Wie bei jeder Veränderung im Unternehmen gilt es auch hier,  die Mitarbeiter einzubeziehen und mit zu engagieren. So stellen Sie sicher, dass der Veränderungsprozess erfolgreich ist und die Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, die Veränderungen zu akzeptieren und sich anzupassen.

Gerne gebe ich Ihnen aus meiner langjährigen Erfahrung einige Empfehlungen, die bei der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen hilfreich sein könnten:

• Rechtskonformität: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Vorschriften erfüllt. Klären Sie, welche Art von Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen am besten geeignet ist und wie sie rechtssicher gestaltet werden kann.
• Informationsaustausch: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Einführung der Arbeitszeiterfassung und klären Sie sie über ihre Rechte auf. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung verstehen und sie korrekt nutzen können.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die erfassten Daten sicher und datenschutzkonform gespeichert werden. Überprüfen Sie, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden und wie sie geschützt werden können.
• Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Arbeitszeiterfassung und stellen Sie sicher, dass alle mit der Software oder dem System vertraut sind.
• Kontrolle: Überwachen Sie die Arbeitszeiterfassung regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie korrekt und effektiv funktioniert. Führen Sie gegebenenfalls Änderungen durch, um das System zu verbessern.
• Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass ein offener Kommunikationskanal zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht, um eventuelle Unklarheiten oder Probleme im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung zu besprechen.
• Technologie: Erwägen Sie den Einsatz von Technologie, um die Arbeitszeiterfassung zu automatisieren und zu vereinfachen. Es gibt viele Tools und Systeme auf dem Markt, die eine einfache und effektive Arbeitszeiterfassung ermöglichen können.
  
  

Wie unterstützen wir unsere Kunden?

Die Basis unserer heutigen, modernen Personalmanagementlösung zeit-lohn.net war und ist die Arbeitszeiterfassung. Fast alle unserer Kunden setzen diese Funktion im Unternehmen ein. Durch den modularen Aufbau unseres Systems können unsere Kunden zwischen einer manuellen, zentralen Erfassung oder einer elektronischen Erfassung durch die Mitarbeiter wählen. Wir unterstützen hierbei alle gängigen Lösungen: Zeiterfassungsterminals, Online-/ Web-Terminals, Zeiterfassung per Mitarbeiter-App und das alles mit und ohne Projektzuordnung.

Unsere effiziente Lösung für ein modernes und integriertes HR System nutzen alle unsere 1.600 Kunden. Ca. 40.000 Mitarbeiter und Vorgesetzte werden durch MITARBEITA in die Prozesse eingebunden und erleben Digitalisierung und Fortschritt in ihrer täglichen Arbeit.

Gerne stellen wir Ihnen die Vorteile und Möglichkeiten einer Zusammenarbeit mit uns vor. Kontaktieren Sie uns unter: https://www.lohn-ag.de/kontakt/index.html.

Mit über 550.000 Abrechnungen jährlich im Full-Service zählt die lohn-ag.de zu einem der größten Anbieter für ausgelagerte Lohnbuchhaltung und ist stolzer Marktführer bei personalintensiven Branchen.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen“, unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung“.

Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meiner  langjährigen Erfahrung und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur. 
Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.