Ergebnisorientierte Meetings – Resultate statt Zeitverschwendung

Schon klar, Sie wissen es längst, Meetings sind Zeitfresser. Trotzdem startet Ihr nächstes Meeting in 30 Minuten, das Zweite heute – aber es ist ja auch erst Mittag. Fakt ist, Führungskräfte wie Sie verbringen mehr als die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in Meetings. Gleichzeitig haben viele von Ihnen den Eindruck, dass die meisten Sitzungen ineffizient und unproduktiv verlaufen. Was für eine Zeitverschwendung!

Diesen Teufelskreis wollen wir heute durchbrechen, denn Meetings können ein hochwirksames Führungswerkzeug sein. Wenn Sie die folgenden Grundsätze beherrschen, werden Sie und Ihr Unternehmen rasche und sichtbare Erfolge erzielen. Dabei ist es unwichtig, wie Ihre Meetings heißen - Teambesprechung, Jour Fix, Townhall oder Konferenz - und ob diese Meetings als persönliche Treffen, online oder telefonisch stattfinden. Die nachfolgenden Grundsätze sind im Wesentlichen immer dieselben.

1. Grundsatz: Reduzieren Sie die Zahl der Meetings: In den meisten Unternehmen werden einfach zu viele Sitzungen abgehalten. Corona und der Boom digitaler Meetings haben diesen Trend weiter verstärkt. Noch vor wenigen Jahren waren Reisezeiten und Reisekosten die natürlichen Kosten- und Zeitbremsen. Dank Teams und Zoom können heute viel mehr Personen an Meetings teilnehmen. Die Reisezeiten wurden zwar reduziert, aber die Teilnehmerzahlen und Häufigkeit von Meetings haben sich deutlich erhöht. Außerdem zieht jedes Meeting weitere Besprechungen nach sich, wenn Sie nichts dagegen unternehmen. Fragen Sie sich deshalb: Ist das Meeting wirklich nötig? Gibt es nicht auch einen anderen Weg, die Arbeit zu erledigen oder das Problem zu lösen? Nur weil Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend an gemeinsamen Projekten arbeiten, müssen nicht immer alle Teammitglieder gleichzeitig an Besprechungen teilnehmen. Gute Teamarbeit definiert sich durch die Erreichung von Zielen. Die bittere Wahrheit: In Meetings werden meistens keine Leistungen erbracht, sondern um Unklarheiten und Schlampereien gerungen.
   
   
2. Grundsatz: Vorbereitung von Meetings ist Chefsache: Sicherlich notieren Sie die Zeiten eines Meetings in Ihrem Kalender. Aber reservieren Sie sich auch genug Zeit für die Besprechungsvorbereitung? Das kommt leider meistens zu kurz und ist ein fataler Fehler, der auch durch jahrelange Routine und Erfahrung nicht kompensiert werden kann. Das wesentliche Instrument der Vorbereitung eines Meetings ist die Tagesordnung. Das ist Ihre Aufgabe, Ihre Pflicht und Ihr Recht als Chef. Auch wenn Sie die Teilnehmer vorab um Vorschläge für die Tagesordnung gebeten haben, Sie entscheiden, welche Vorschläge auf die Tagesordnung kommen und welche nicht. Dabei sollte der Grundsatz gelten: Eine gute Tagesordnung hat wenige Punkte aber wirklich wichtige Punkte. Und was sind wichtige Tagesordnungspunkte? Ganz einfach: Alles, was die gleichzeitige und persönliche Anwesenheit aller Sitzungsteilnehmer tatsächlich rechtfertigt, ist wichtig.
   
   
3. Grundsatz: Sitzungsleitung ist harte Arbeit: In Meetings sind Sie als Führungskraft sichtbar und spürbar. Jeder Teilnehmer merkt, ob Sie die Sitzungsleitung im Griff haben oder nicht. In Meetings können Sie Respekt erwerben oder verspielen. Halten Sie den Zeitplan ein. Die Gesprächsführung sollte höflich, aber straff erfolgen, achten Sie auf jede Wortmeldung und improvisieren Sie nicht. Meetings sollen zu Ergebnissen führen, Ihr Zweck ist nicht die Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen. Das verpflichtet Sie aber trotzdem zu Höflichkeit und kooperativem Verhalten und ist kein Widerspruch. Plaudern dürfen Sie vor oder nach dem Meeting.
   
   
4. Grundsatz: kein Tagesordnungspunkt ohne Maßnahme: In den meisten Unternehmen wird viel besprochen und gearbeitet, aber wenig erreicht. Sorgen Sie deshalb nach jedem Tagesordnungspunkt dafür, dass Klarheit über die erforderlichen Maßnahmen hergestellt wird, damit die Entscheidung oder der Beschluss auch realisiert werden. Fragen Sie konsequent: „Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum? Bis wann erfolgt die Erledigung oder ein Zwischenbericht?“. Das gehört ins Protokoll und es ist Ihre Aufgabe als Sitzungsleiter, für die Umsetzung zu sorgen. Sie müssen sich die beschlossenen Maßnahmen auf Termin legen und die Wiedervorlage organisieren. Jeder Sitzungsteilnehmer muss spüren, dass Sie nichts, aber auch gar nichts vergessen und konsequent für die Erledigung sorgen. Es darf nichts im Sande verlaufen, dann entsteht Wirksamkeit und das Meeting bleibt kein unverbindlicher Debattierklub.
   
   
5. Grundsatz: Nachfassen, dranbleiben, kontrollieren: Beschlüsse herbeizuführen oder Entscheidungen zu treffen ist oft nicht leicht, sie zu realisieren ist bedeutend schwieriger. Deshalb müssen Sie nachfassen, dranbleiben und kontrollieren - konsequent und ausdauernd. Mit mangelndem Vertrauen in Ihr Team hat das nichts zu tun. Sie werden nicht an der Zahl oder dem Tempo Ihrer Entscheidungen gemessen, sondern an den Ergebnissen, die Sie damit erzielen. Erst dann sind auch Ihre Mitarbeiter zufrieden und spüren, welche dynamische und produktive Wirkung erfolgreiche Meetings entfalten können.
   
   

PS. Und wenn Sie selbst nicht der Sitzungsleiter sind, stellen Sie sicher, dass die verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen diese fünf Grundsätze für ein ergebnisorientiertes Meeting einhalten.

Jan-Michael Meinecke, Unternehmenssprecher und selbständiger Kommunikationsberater. Seine Ideen sind inspiriert von Fredmund Malik`s Buch: „Führen, Leisten, Leben. Wirksames Management für eine neue Welt“, Campus 2019