Richtig kontrollieren

Wenn wir in ein Flugzeug steigen, wissen wir, dass der Kapitän vor dem Start das Flugzeug gründlich durchcheckt. Bei der regelmäßigen Gesundheitsvorsorge erwarten wir von unseren Ärzten dasselbe: professionelle Kontrolle im Interesse unserer persönlichen Sicherheit und Gesundheit. Trotzdem empfinden wir Kontrolle im Arbeitsalltag oft als eher unangenehm. Woran das liegen kann und wie man wirkungsvoll kontrolliert, darum geht es heute.

Kontrolle setzt Vertrauen voraus: wirksame Kontrolle setzt voraus, dass Sie der Leistungsfähigkeit und der Leistungsbereitschaft ihrer Mitarbeiter vertrauen. Wenn Sie daran zweifeln, dann haben Sie kein Kontrollproblem, sondern ein Personal- oder Stellenbesetzungsproblem. Und wie vertraut man, ohne naiv zu sein? Vertrauen Sie ihren Mitarbeitern, soweit Sie können „und noch etwas darüber hinaus“, also im Zweifel etwas mehr als zu wenig. Stellen Sie aber gleichzeitig sicher, dass Sie sofort erfahren, wenn ihr Vertrauen missbraucht wird, und stellen Sie ebenfalls sicher, dass ihr Mitarbeiter das weiß. Machen Sie gleichzeitig klar, dass ein Vertrauensmissbrauch gravierende Konsequenzen haben wird. Spürt ihr Mitarbeiter, dass Kontrolle auch mit Anerkennung verbunden ist, wird er leichter akzeptieren, dass er kontrolliert wird.

Wenige Kontrollen: beschränken Sie sich auf möglichst wenige Kontrollpunkte, auch wenn Sie über Daten im Überfluss für engmaschige Kontrollen verfügen. Zu viele Kontrollen und zu viele Kontrollpunkte sorgen für Verwirrung und halten die Leute von der Arbeit ab. Deshalb sollte die Kernfrage sein: „Was müssen wir unbedingt und unverzichtbar kontrollieren, um ausreichend gerechtfertigtes Vertrauen haben zu können, dass nichts Wesentliches aus dem Ruder läuft?“

Ergebnisorientierte Kontrolle: vernünftige Kontrolle sollte darauf ausgerichtet sein, das Verhalten der Mitarbeiter zu steuern. Sehr häufig folgen Kontrollen nicht der Frage „Was sollen die Mitarbeiter tun?“, sondern der Frage „Was wollen wir über sie wissen?“. Das ist nicht ergebnisorientiert und wird zu Recht als Beschnüffelung empfunden. Seien Sie sicher, Ihre Mitarbeiter können sehr wohl unterscheiden zwischen dem Maß an Kontrolle, das für die Steuerung des Unternehmens nötig ist, und einer ungerechtfertigten Bespitzelung.

Lückenlose Kontrolle der Wiedervorlage: Jeder in ihrem Team muss wissen oder lernen, dass nichts, was vereinbart wurde, vergessen oder übersehen wird. Wie Sie das machen, kann im Einzelfall unterschiedlich sein: aufschreiben und täglich oder wöchentlich kontrollieren, im Outlook oder auf Klebezetteln. Das „Wie“ ist nicht entscheidend. Dass es gemacht wird und jeder weiß, dass es gemacht wird, ist entscheidend.

Individuell kontrollieren: wirksame Kontrolle muss auf die Einzelperson bezogen sein. Es macht einen Unterschied, ob Sie eine Person kontrollieren, die Sie seit Jahren kennen, die sich nie etwas zuschulden kommen ließ und die ein Musterbeispiel an Korrektheit und Zuverlässigkeit ist oder ob Sie es mit einem neuen Mitarbeiter zu tun haben, den Sie noch nicht kennen und der noch keine Bewährungsprobe hinter sich hat. Im ersten Fall ist Kontrolle beleidigend im zweiten Fall wirkt Kontrolle erziehend und dient der Einarbeitung.

Was man nicht messen kann, muss man beurteilen: Kontrolle ist dort problemlos, wo man Ergebnisse mit technischem Aufwand oder klaren Formeln messen kann. Schwieriger wird es, wenn man nicht mehr so einfach messen kann. Dann wird oft auf Kontrolle verzichtet nach dem Motto „was man nicht messen kann, kann man nicht kontrollieren“. Das ist ein Fehler, denn solange man messen kann, braucht es eigentlich kein Management, das kann auch Software erledigen. Aber auch dann, wenn Ergebnisse oder Leistungen nicht so einfach zu messen sind, muss kontrolliert werden. Das dafür geeignete Verfahren ist nicht „Messen“, sondern „Beurteilen“. Unser Rechtssystem ist ein anschauliches Beispiel dafür. Dort wird beurteilt, an Ende geurteilt, und zwar nach klaren Regeln, die von Richter, Staatsanwalt und Anwalt professionelle Ausbildung und große Erfahrung verlangen. Genauso müssen Sie beurteilen, wenn Sie nicht messen können. Und dafür brauchen Sie Erfahrung, Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt.

Jan-Michael Meinecke, Unternehmenssprecher und selbständiger Kommunikationsberater. Seine Ideen sind inspiriert von Fredmund Malik`s Buch: „Führen, Leisten, Leben. Wirksames Management für eine neue Welt“, Campus 2019