Lohnkosten optimieren trotz steigendem Mindestlohn?

Wieder ist ein Jahr (fast) vorbei. Der Mindestlohn wird zum 01.01.2020 auf € 9,35 erhöht und viele von Ihnen fragen sich, wie Sie diese Personalkostenerhöhung auffangen können. Ein Grund mehr also, um sich zur Vorbereitung auf den Jahreswechsel die Frage zu stellen: Wie kann ich meine Lohnkosten optimieren? Wie kann ich meinen Mitarbeitern mehr Netto zahlen und zugleich die Arbeitgeberbelastung senken?

Sicher gibt es keine allgemeingültige Vorgehensweise, die für alle Unternehmen passt. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle einige Anregungen geben. So können Sie sich Ihre optimale Lösung zusammenstellen und Schritt für Schritt umsetzen.

Wichtig bevor sie in Lohnanpassungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern gehen, ist die Vorbereitung. Schauen Sie in den Dienstplan und in die Fehlzeitenübersicht Ihrer Mitarbeiter. Machen Sie sich ein Bild von dem Leistungswillen und von der Einsatzbereitschaft jeden einzelnen Mitarbeiters. Die Arbeitsqualität und -quantität sollte bei der Mitarbeiterbeurteilung und bei den Lohngesprächen Berücksichtigung finden. Auch haben Sie damit eine gute Grundlage, realistische Ziele zu formulieren und zu vereinbaren.

Wenn Sie Ihre Personalkosten anpassen wollen, so stellt sich im Servicebereich schnell die Frage: Wie viele Gäste schafft meine Servicekraft? Wie viele Tische kann die Servicekraft bedienen, ohne dass die Gästeorientierung oder die Qualität leidet. Wie viele Tische haben Sie im Durchschnitt in der entsprechenden Schicht besetzt? Evtl. können Sie Ihren Personaleinsatz in der Schicht reduzieren.

Haben Sie die Arbeitszeiten im Griff?

Mal eine halbe Stunde früher anfangen oder etwas länger bleiben, was macht das schon? Wenn Sie nicht auf die Arbeitszeiten achten, können sich hier schnell Stunden und Tage summieren. Achten Sie auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung und die Berücksichtigung der Pausen. Rechnen Sie sich das einfach mal durch: 30 Minuten früher einstempeln, 30 Minuten länger bleiben, das macht schon 1 Stunde. Hinzu kommen unberücksichtigte Pausenzeiten und Raucherpausen. So kommen schnell 20 Stunden zusätzlich pro Monat zusammen. Fast 3 Tage extra Frei!! Die Aushilfe als Ersatz für diese Tage kommen auf Ihre Personalkosten on top. Bei 10 Mitarbeitern kommen Sie so schnell auf 200 Stunden.

Seien Sie informiert. Natürlich ist die Tischbelegung der letzten Wochen auch ein Indiz für die kommende Gästezahl. Ein beliebtes Fest oder eine Veranstaltung in Ihrer Stadt kann sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken. Geben Sie dann lieber Mitarbeitern frei und planen Sie mit weniger Personaleinsatz. Sollte das Fest in Ihrer Nähe sein, kann es auch Ihr Geschäft beleben und Sie können mehr Umsatz machen. Sie sehen, für eine optimale Einsatzplanung brauchen Sie viele Informationen.

Wieviel Technik nutzen Sie?

Noch viel zu häufig erlebe ich Betriebe, die mit Stift und Block die Wünsche der Gäste aufnehmen lassen. So wie früher. Moderne Technik anzuschaffen kostet Geld und bedeutet Umstellung von Gewohntem. Beides sind Hindernisse für Veränderungen. Machen Sie sich einmal bewusst, wie viel Sie an Arbeitszeit sparen und wie viel Sie an zusätzlichem Umsatz durch einen schnelleren und besseren Service generieren können. Ähnlich ist es mit Poliermaschinen und anderen Arbeitsbereichen. Machen Sie sich einmal bewusst, wo Sie Technik einsetzen können und wie viel Arbeitsstunden Sie dadurch einsparen können. Sicher finden Sie noch Potential in Ihrem Betrieb.

Kennen Sie die genauen Personalkosten Ihres Dienstplans für die kommende Woche?

Technik hilft Ihnen in vielen Bereichen. Auch in der Personalverwaltung. Mit einem Online-Dienstplan und einer elektronischen Zeiterfassung haben Sie jederzeit die geplanten und die geleisteten Stunden im Blick. In Kombination mit den Umsatzzahlen können Sie schnell und flexible auf unvorhergesehene Situationen reagieren und zum Beispiel geplante Mitarbeiter neu verplanen oder neue Mitarbeiter hinzunehmen. Viele Online-Dienstpläne zeigen Ihnen auch die Personalkosten Ihrer Schicht-/ Tages- oder Wochenplanung an. Schnell erkennen Sie, wo Optimierungen möglich sind.

Belohnen Sie Kostenbewusstsein?

Es klingt paradox: Geld ausgeben um Geld zu sparen. Stellen Sie sich vor, Sie haben einer Abteilung ein Budget für die Personalkosten der kommenden Woche gesetzt. Stellen Sie sich weiter vor, Ihr Abteilungsleiter hat dieses Budget eingehalten oder sogar reduziert. Belohnen Sie ihn und geben Ihm 25% der eingesparten Summe als Budget-Bonus. So setzen Sie einen Anreiz für Ihren Abteilungsleiter und haben gleichzeitig eine Kostenreduktion. Wichtig hierbei ist, dass die Qualität, die Kundenzufriedenheit und die Sicherheit dadurch nicht leiden.

Kennen Sie alle Incentives / Mitarbeiterbenefits?

Incentives oder Mitarbeiterbenefits helfen Ihnen, Lohnkosten zu optimieren. So erreichen Sie einen höheren Nettolohn bei gleichzeitig geringerer Arbeitgeberbelastung. Hier sind 1.000 Euro Einsparpotential pro Mitarbeiter und Jahr schnell zu erreichen. Rechnen Sie es sich selber hoch, welche Summen da zusammenkommen können. Möglichkeiten, Incentives einzusetzen, gibt es zahlreiche. Sei es der Fahrtkostenzuschuss, der Warengutschein, die betriebliche Altersvorsorge, Zuschüsse zur Kinderbetreuung, Zuschläge für Sonn-/Feiertags-/Nachtarbeit, Sachbezüge, Gesundheitsförderung, und, und, und.

Wie helfen wir unseren Kunden Ihre Lohnkosten im Griff zu halten?

Mit unserer Kommunikationsplattform zeit-lohn.net haben unsere Kunden alle Informationen jederzeit verfügbar und viele Kontrollmöglichkeiten. Die integrierten Plausibilitätsprüfungen helfen, den Überblick zu behalten auch wenn es schnell gehen muss. Egal ob es um geleisteten Arbeitszeiten, die geplanten Personalkosten oder die möglichen Incentives geht. Und bei jeder Neu-Einstellung hilft unser Incentives-Assistent die geeigneten Möglichkeiten zu finden und umzusetzen. Ganz einfach und bequem.

Unser Motto ist „Innovationen nutzbar machen", unser Anspruch „Wir leben Lohnbuchhaltung".

Haben Sie Fragen oder wollen mehr über unsere innovativen Lösungen wissen? Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis: Die vorgenannten Ausführungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie basieren auf meiner langjährigen Erfahrung und wurden sorgfältig recherchiert. Die von mir dargestellten Sachverhalte sind grundsätzlicher Natur.
Ich empfehle Ihnen im Einzelfall eine individuelle Rechtsberatung. 

Gerne ist Ihnen hierbei die lohn-ag.de Rechtsanwaltsgesellschaft mbH behilflich.