Notfallkoffer für Unternehmer: Wissen, worauf es ankommt

Wissen, worauf es ankommt

Fällt ein Unternehmer plötzlich aus – sei es durch Tod oder Geschäftsunfähigkeit – bedeutet dies oft erhebliche Probleme für sein Unternehmen, seine Mitarbeiter und die Familie. Business as usual ist meist nicht mehr möglich. Denn nicht vorhandene Vollmachten und fehlende Informationen über laufende Aufträge sorgen schnell dafür, dass Betriebsabläufe ins Stocken geraten, Aufträge nicht rechtzeitig fertiggestellt werden können, Lieferanten nicht bezahlt oder Löhne nicht ausgezahlt werden können. Wenn es nicht gelingt, die Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten, können selbst gesunde Unternehmen aufgrund des (zeitweiligen) Ausfalles des Chefs in eine Lage kommen, bei der die Mitarbeiter um ihren Arbeitsplatz fürchten (müssen) und die Familie vor existenziellen Schwierigkeiten steht.

I. Was gehört in einen Notfallkoffer?

Das Problem, dass für den Ausfall des Unternehmers nicht ausreichend vorgesorgt wurde, tritt vergleichsweise häufig in kleinen und mittleren Unternehmen auf. Betriebsnotwendige Informationen konzentrieren sich hier oft allein auf den Unternehmer – Vollmachten für eine (umfassende) Vertretung, etwa gegenüber der Finanzverwaltung, hingegen fehlen. Dementsprechend wichtig ist die rechtzeitige Vorsorge. Hier bietet sich als Lösung der sogenannte Notfallkoffer als umfassendes Instrumentarium an. Der „Notfallkoffer“ enthält eine Zusammenstellung aller Vollmachten, die ein Vertreter benötigt, um die Geschäfte weiterzuführen. Die Vollmachten sollten dabei praktischerweise als Kopie vorliegen mit einem Hinweis darauf, wo die Originale aufbewahrt werden.

Neben den rechtlichen Bereichen, die ein Notfallkoffer abdecken muss, ist es auch zwingend notwendig, alle Dokumente, (Zweit-)Schlüssel und Informationen vorzuhalten, die für die wirtschaftliche Fortführung des Unternehmens zwingend notwendig sind. Auch diese gehören in einen Notfallkoffer für Unternehmen.

Wichtig ist es, den Inhalt des Notfallkoffers auf das jeweilige Unternehmen zuzuschneiden. Je nach Unternehmensform und Ausgestaltung der Unternehmensführung und Branche sind unterschiedliche Punkte zu bedenken.

II. Rechtliche Aspekte

Die notwendigen Regelungen, um für den Ausfall des Unternehmers vorzusorgen, sind vielfältig. Wichtig ist es, dass sowohl die mögliche (vorübergehende) Geschäftsunfähigkeit als auch der Tod des Unternehmers berücksichtigt werden. Grundsätzlich lässt sich sagen: Um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aufrecht zu erhalten, sollte der Unternehmer eine Vorsorgevollmacht in Form einer Generalvollmacht erteilen. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, kann auch eine Prokura erteilt werden.

Testament bzw. Erbvertrag bedürfen gerade bei Unternehmern und insbesondere bei jungen Unternehmern einer regelmäßigen Überprüfung, ob sie noch den aktuellen Gegebenheiten ent-sprechen und müssen ggf. angepasst werden.

Hinweis: Bei einem Gesellschafter gilt es, unbedingt auch das Gesellschaftsrecht zu berücksichtigen. Denn sind die letztwilligen Verfügungen und die gesellschaftsrechtlichen Vorgaben nicht aufeinander abgestimmt, kann dies zu erheblichen Schäden, letztlich auch zum Verlust des Gesellschaftsanteils, führen.

III. Wirtschaftliche Aspekte

Um die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens aufrecht zu erhalten, ist die Regelung der finanziellen und der rechtlichen Aspekte allein nicht ausreichend. Wichtig ist auch, für den wirtschaftlich erfolgreichen Fortbestand vorzusorgen. Das Wissen des Unternehmers muss auch für seinen Nachfolger verfügbar sein. Schließlich zählt „Wissen“ zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens.

1. Betriebsabläufe

Das Wissen um die Betriebsabläufe im Unternehmen zählt dabei zu dem Unternehmenswissen, auf das ein Nachfolger nicht verzichten kann. Dazu gehört u. a. das Know-How darüber, welche Aufträge anstehen, welche Kunden wichtig sind, wie vertragliche Lieferfristen im Einzelnen aus-sehen etc.

Der Aufbau einer Wissensdatenbank ermöglicht es dabei, zielgerichtet das Wissen für den Nachfolger verfügbar zu machen. Der Markt bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Wissens-datenbanken-Systemen an. Die Systeme unterscheiden sich zum Teil grundlegend in der Art der Dokumentation und der Einbindung in die betrieblichen Abläufe. Eine Wissensdatenbank kann sehr einfach gehalten sein und in Schlagworten Prozesse darstellen (z. B. als Mind-Map) oder als Customer-Relationship-Management (CRM) mit konsequenter Ausrichtung auf die Kunden des Unternehmens aufwendiger gestaltet sein.

2. Passwörter, Lizenzen und Co.

Computer sind heutzutage aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Beim Thema „Notfallkoffer“ ist es daher wichtig, auch diesen Bereich im Blick zu haben: Wer kann wichtige E-Mails des Chefs lesen, wenn er ausfällt? Hat jemand die Möglichkeit, auf Passwörter, Codes und Pins zuzugreifen, damit Information nicht verloren gehen oder Abläufe stocken? Was ist mit der Festplatte des Chefs? Sind dort wichtige Dokumente gespeichert?

Die Liste an Punkten, die es hier zu bedenken gibt, ist so individuell wie das Unternehmen selbst. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich die Abläufe im Unternehmen umfassend anzusehen und dementsprechend vorzusorgen.

IV. Fazit

Niemand beschäftigt sich gerne mit dem eigenen Tod oder mag an einen Unfall denken, der einen – wenn auch nur vorübergehend – geschäftsunfähig werden lassen könnte. Doch so unangenehm dieses Thema auch sein mag: jeder Unternehmer sollte für den Fall der Fälle vorsorgen. Denn nur dann, kann sein Unternehmen auch bei einem plötzlichen Ausfall des Chefs fortgeführt werden.

Was passiert mit meiner Familie, wenn mir etwas passiert? Was wird aus meinem Unternehmen? Fragen , die sich fast jeder Unternehmer einmal stellt. Die Antwort hierauf lautet: Vorsorgen.

Wir beraten Sie gerne zu den steuerlicher Aspekten dieses Themas. Bitte richten Sie Ihre Fragen hierzu per E-Mail direkt an : info@lohnag.de.

Ein Gastbeitrag von Jürgen Theurer, Steuerberater bei der Loh-Nag.de Steuerberatungsgesellschaft mbH.

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